Über den Verein

Der JWA-LARP e. V. ist ein gemeinnütziger Verein, der sich der Förderung von Live-Rollenspiel verschrieben hat.

Er besteht seit Dezember 2012 und gründete sich aus einer langjährigen Akademie-Kampagne im Potter-LARP, der Johann-Weyer-Akademie. Jährlich findet die große Mitgliederversammlung des Vereins statt, bei der häufig Workshops oder LARPs angeboten werden. Zudem veranstaltet der Verein mindestens ein großes LARP pro Jahr und unterstützt mehrere kleinere Veranstaltungen zum Thema LARP.

Die Ideen, wie man die Potter-Welt ins LARP einbringen kann, sind immer wieder durch Initiativen von Spielern und NSCs auf großartige Weise interpretiert worden. Wir wollen diesem Entwicklungspotential mit unserem Verein einen Ort geben, in dem wir die Idee des Potter-LARP zusammen weiter entwickeln können. Wir erhoffen uns davon, dass wir alle zusammen das Erlebnis LARP und insbesondere Potter-LARP für Spieler, NSCs und Spielleiter noch schöner machen können und eine Menge Spaß dabei haben.

Wir möchten, dass jedes Mitglied des JWA-LARP e.V. die Möglichkeit hat, sich hier aktiv einzubringen. Jede/r hat bei der Mitgliederversammlung eine Stimme und die soll auch gehört werden. Dass ein Zusammentreffen dieser Art nicht ohne Kekse und einen geselligen Abend auskommt, ist wohl selbstverständlich. So kann man auch mit denen Kontakt halten, die es vielleicht mal nicht zum letzten LARP geschafft haben.

Von den Vereinsbeiträgen werden Mitgliederausweise finanziert sowie eine Vereinshaftpflichtversicherung bezahlt. Diese ist wichtig, falls bei den Veranstaltungen doch mal etwas Schlimmes passieren sollte. Ein weiterer Teil fließt in die Organisation der Mitgliederversammlung, kleineren LARP-Veranstaltungen, Ermäßigungen für die Teilnahme an unseren LARPs und die Ausstattung des Vereins-Fundus.

 

Der Vorstand

Jeder Verein benötigt einen Vorstand, der sich um die vielfältigen Aufgaben kümmert:.
Hier erzählen die Vorstandsmitglieder von ihren Aufgaben:

Vorsitzende_r

Zu den Aufgaben des Vorsitzenden gehört:
– Einladung zur Vorstandssitzung
– Einladung zur Mitgliedersitzung
– Verwaltung der Mitglieder
– Verwaltung der technischen Organisation

Und das wird tatsächlich gemacht:
Mindestens einmal pro Quartal findet eine Vorstands-Sitzung statt. Meistens über Teamspeak oder auch mal in der Realität. Egal in welcher Form wir uns treffen, ich richte eine Terminabfrage ein und eröffne im Vorstandsbereich des Forums einen Thread mit der Ankündigung und der Sammlung von Tagesordnungspunkten. Bei der Einladung muss die Frist laut Satzung beachtet werden: 1 Monat.
Die Vorstandssitzungen werden in der Regel von der Vorsitzenden moderiert.

Damit ich zur Mitgliedersitzung (= jährlich mindestens einmal stattfindende Mitgliederversammlung) einladen kann, muss dafür ein Termin und ein Ort gefunden werden. Beides bespricht der Vorstand zusammen, aber ich habe dann die Feinheiten übernommen wie die Absprachen mit den Veranstaltungsorten und die Buchung derselben im Namen des Vereins. Sobald Datum und Ort feststehen, werden alle Mitglieder schriftlich per Mail eingeladen. Dabei muss die Frist laut Satzung beachtet werden (mind. 4 Wochen), sowie einige andere Formalien.

Die Mitgliederversammlung selbst wird in der Regel von der Vorsitzenden geleitet. Das bedeutet man muss sich auf die Tagesordnungspunkte vorbereiten, eventuelle Ergänzungen dazu beachten und schauen dass dann alles rund läuft.
Zur Verwaltung der Mitglieder gehört die Kommunikation mit unserem Dachverband Schwert und Mieder e.V. – über den wir unsere Vereinshaftpflicht und Veranstaltungshaftpflicht beziehen.
Außerdem halte ich die Liste der Mitglieder auf dem Laufenden, die ich voll oldschool nicht digital in meinem Ordner „JWA-LARP e.V.“ aufbewahre. Jedes neue Mitglied wird dort eingetragen mit dem Datum des Eintritts und den aktuellen Kontaktdaten.
Jedes neue Mitglied wird von mir nach dem Beschluss der Aufnahme im Forum für den MItgliederbereich freigeschaltet, in den Mailverteiler des Vereins eingefügt und per Mail mit den aktuellen Infos versorgt.

Unser Verein bietet allen Mitgliedern an, sie bei der Umsetzung der Vereinszwecke zu unterstützen. Jede/r Veranstalter/in kann die Unterstützung beim Vorstand anfordern. Das kann Beratung sein zur Orga und oder Ploterstellung, die Einrichtung eines internen Forenbereichs zur Vorbereitung, Veranstaltungsversicherung, und finanzielle Unterstützung. Dies alles gehe ich mit den Veranstalter_innen durch und helfe wo es gewünscht ist. Für jedes vom Verein unterstütze Treffen dokumentiere ich, was die Unterstützung beinhaltet, damit dies auf der Mitgliederversammlung transparent für alle vorgestellt werden kann.
Wenn unsere Kassenwartin Cathrin mit der Abfrage der Jahresbeiträge so weit ist, dass einige Mitglieder sich eine lange Zeit lang gar nicht gemeldet haben, übernehme ich und schreibe die Mitglieder an, ob sie noch im Verein bleiben möchten.
Behördenkram landet auch meist erst mal bei mir.

Und das sind meine Erfahrungen:
Seit 2014 bin ich jetzt Vorsitzende. Die Aufgabe macht mir viel Spaß. Sie ist recht zeitintensiv, weil regelmäßig Dinge zu organisieren sind, auch wenn es viele Kleinigkeiten zwischendurch sind. Mittlerweile habe ich da glaube ich eine ganz gute Routine bekommen.
Wer den Vorsitz für den Verein machen möchte, muss sich klar sein, dass nicht immer alles nur lustig ist. Es gibt Fristen, die eingehalten werden müssen. Dinge, die man erledigen muss, weil sich andere auf dich verlassen. Es ist tatsächlich Arbeit. Zum Glück kann ich aber sagen, dass unser Vorstand ein tolles Team ist, das bislang konstruktiv und in sehr netter Weise zusammen gearbeitet hat. Ich habe keine Zweifel dass das auch in Zukunft so sein wird. Und wenn man mitbekommt, wie aus LARP-Anfängern, die mal als SC zum Ausprobieren zur JWA kamen, LARP-Orgas werden, die richtig rocken, ist es das auf jeden Fall wert.


Kassenwart_in

Zu den Aufgaben des Kassenwarts gehört:
– Überprüfung der Bargeldgeschäfte und Barbelege
– Prüfung der Kosten, insbesondere, ob die Einnahmen und Ausgaben richtig zugeordnet wurden
– Prüfung, ob die Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß eingegangen sind
– Prüfung der Forderungen und Verbindlichkeiten des Vereins
– Prüfung des Vereinsvermögens, Prüfung der Einhaltung der gesetzlichen Buchführungsvorschriften.
Und das wird tatsächlich gemacht:
Mindestens einmal pro Quartal findet eine Vorstands-Sitzung statt. Meistens über Teamspeak oder auch mal in der Realität. Egal in welcher Form wir uns treffen, ich bereite den aktuellen Finanzbericht der Mitgliedsbeiträge vor.
Auf der jährlichen Mitgliederversammlung wird festgelegt welches Vereinsmitglied für das folgende Jahr Rechnungsprüfer_in wird. Bevor die Versammlung stattfindet kümmere ich mich darum, dass die Person einsicht in die Unterlagen erhält. Das Ergebnis der Buchführung und der Jahresabschluss wird dann auf der Versammlung durch den Rechnungsprüfer oder die Rechnungsprüferin mitgeteilt.
 
Unser Konto hat mehrere Kostenstellen, dazu zählen die laufenden Kosten (z.B. Versicherung), die Veranstaltungen der JWA, die Mitgliederversammlung und die Vereinsbeiträge. Die eingehenden Zahlungen werden den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet. Dabei prüfe ich ob die Einzahlung stimmt und informiere die Person über den Zahlungseingang.
Rechnungen und Auslagen wollen beglichen werden. Liegt die Quittung im Original vor, wird sie beglichen und anschließend den einzelnen Kostenstelle abgezogen.
Bei den Vereinsbeiträgen gibt es Ermäßigungen. Um die Ermäßigung zu bekommen, muss das Mitglied einen Nachweis erbringen (z.B. bei Studenten). Ich kümmere mich darum, dass sie Nachweise eingereicht werden.
Ich schlage jedes Jahr vor, wie viele Treffen der Verein finanziell unterstütze kann. Das Ergebnis wird vom Vorstand auf der jährlichen Mitgliederversammlung mitgeteilt.
Wenn die Fristen der Jahresbeiträge vorbei sind, gebe ich die Mitglieder an unsere Vorsitzende Marleen ab. Die dreijährige Steuererklärung liegt ebenfalls bei mir.
 

Und das sind meine Erfahrungen:
Ich mache das seit 2014 mit sehr viel Spaß und Motivation.
Der Posten kann schon zeitfressend sein, vorallem kurz vor der Mitgliederversammlung und in den Wochen vor der fälligen Steuererklärung.

Kassenwart bedeutet eine riesige Menge Verantwortung, dass ist bei Finanziellen Angelegenheiten aber auch normal. Die Fristen für das Finanzamt sind einzuhalten, die Buchprüfungen sollte man regelmäßig für sich selbst machen und die Kommunikation für die Rechnungsprüfung muss eigenverantwortlich erfolgen.

Der Vorstand ist ein großartiges Team das sich mit gegenseitigem Vertrauen begegnet, für dieses Truppe und für den Verein rechnen und kalkuliere ich immer gerne.

 

Pressewart_in

 
Zu den Aufgaben des Pressewarts gehört:
– Pflege der Kontakte zu sämtlichen Medien
– Abfassung von Presseberichten aller Art
– Verantwortlichkeit für die Erstellung von Werbemitteln aller Art (z. B. Flyer, Plakate, Handzettel)
– Redaktionelle Verantwortung für die Vereinsseite
– Pflege der Homepage des Vereins
– Laufende Berichterstattung im Vorstand über die Öffentlichkeitsarbeit.
Und das wird tatsächlich gemacht:
Auch wenn der Posten Pressewart*in heißt, beinhaltet er wenig bis keine klassische Pressearbeit, da wir im Verein wenig klassische Pressearbeit machen. Der „Job“ beläuft sich hauptsächlich auf die Administration und Aktualisierung der Vereins-Homepage sowie die Kommunikation in Sozialen Medien. Natürlich ist auch die Teilnahme an regelmäßigen Vorstands-Teamspeaks zum Austausch mit den anderen Vorstandsmitgliedern und Beiräten sowie die Teilnahme an der jährlichen Mitgliederversammlung teil der Pressewart-Tätigkeit.
 
Und das sind meine Erfahrungen:
Der Posten ist gut neben Job, Alltag ect. zu bewältigen und bietet viel Freiraum für neue Entwicklungen wie z.B. der Verbesserung der Kommunikation des Vereins mit Mitgliedern und Interessierten/Freunden des JWA Larp e.V. Das Klima im Vorstand ist gut, kommunikativ und offen – macht Spaß, sich gemeinsam weiter zu entwickeln.
 
 

Schriftführer_in

Zu den Aufgaben des Schriftführers gehört:
– Verwaltung der Protokolle von Vorstandssitzungen
– Verwaltung der Protokolle von Mitgliedsversammlungen
– Archiv

Und das wird tatsächlich gemacht:

Bei den regelmäßigen Vorstandsitzungen (mindestens einmal im Quartal) und Mitgliederversammlungen (1x im Jahr) werden Protokolle verfasst, ebenso die Ergebnisse von Abstimmungen, die im Vorstandbereich anstehen, werden schriftlich in Protokollen festgehalten. Dafür gibt es ein eigenes internes Forum, dass vom Schriftführer betreut wird und wo die Beschlüsse gefasst werden.
Die Protokolle werden noch einheitlich formatiert, ausgedruckt und dem restlichen Vorstand zur Unterschrift vorgelegt.
Für die anderen Vorstandmitglieder gibt es alle Protokoll zusätzlich auch online, um dort nachzuschlagen.

Und das sind meine Erfahrungen:
Die Arbeit des Schriftführers ist überschaubar. Dazu gehören die Teilnahme an Vorstandssitzungen, ca 2,5h pro Quartal und die Ausfertigung der Protokolle von Mitgliederversammlung und genannten Vorstands-Teamspeaks, sowie das Festahalten von Beschlüssen. Die Arbeit ist zeitlich gut und flexibel aufteilbar.

Dazu kommen noch unsere Beiräte, die dem Vorstand mit Rat und Tat zur Seite stehen.